5 tips voor meer grip op je workload

In mijn tijd als schuldhulpverlener was ik het liefst de hele dag bezig met mijn cliënten. Het voeren van cliëntgesprekken, opzetten van schuldregelingen en het vinden van oplossingen voor de problematiek van mijn cliënten maakten mijn (soms lange) dagen de moeite waard. Het laatste waar ik op zat te wachten was een berg administratieve rompslomp, maar ik wist ook dat administratie en registratie nodig zijn om grip te krijgen en te houden op mijn workload.

Herkenbare situatie? Ik deel graag wat tips met je die mij hielpen aan meer overzicht, waardoor ik mijn werk beter én met meer plezier kon doen.

1. Voorkom nevenadministraties

Voor mij was het afhandelen van administratie iets dat erbij hoorde, maar waar ik het liefst zo weinig mogelijk tijd en energie in wilde steken. Mijn belangrijkste advies is om zoveel mogelijk vanuit één applicatie te werken, en niet met allerhande nevenadministraties. Hanteer voor jezelf de vuistregel: hoe meer systemen je gebruikt om zaken in vast te leggen, hoe meer systemen je moet bijhouden. Eén simpel en overzichtelijk registratiesysteem voorkomt je een hoop administratie frustratie!

2. Doe je voordeel met automatisering en standaardisering

Waarom zou je je werk niet zo gemakkelijk mogelijk maken? Automatiseer wat je kunt automatiseren en standaardiseer wat je kunt standaardiseren. Ontkom je er onverhoopt tóch niet aan om met verschillende systemen te werken? Zorg er dan voor dat deze systemen naadloos op elkaar aansluiten en maak koppelingen indien mogelijk. Werk je veel met brieven, documenten en rapporten? Zorg er dan voor dat er een goede standaard beschikbaar is, zodat je niet telkens het wiel opnieuw uit hoeft te vinden. Hiermee maak je het niet alleen jezelf gemakkelijk, het zorgt ook voor een uniforme werkwijze.

3. Werk met acties en taken

Werk jij al taakgericht? Ik vond het altijd erg prettig om concrete acties en taken op te stellen en die in de tijd weg te zetten. Door taakgerichte werkwijze voorkom je dat je zaken vergeet. Vergeet hierbij ook niet om belangrijke data goed vast te leggen en bij te houden, zodat termijnen en deadlines bewaakt kunnen worden.

4. Heldere communicatie met cliënten en schuldeisers

Wellicht een open deur, maar maak je afspraken met cliënten, instanties of schuldeisers? Maak deze altijd SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden). Eindig een afspraak met een samenvatting voor de cliënt en communiceer hierin meteen het vervolg of de vervolgafspraak. Maak gebruik van het Schuldenknooppunt voor efficiënte communicatie met schuldeisers. Communiceer daarnaast zoveel mogelijk via e-mail zodat afspraken zwart op wit staan en je hierop terug kunt vallen.

5. Maak communicatie overzichtelijk en inzichtelijk

Uiteindelijk krijg je altijd meer grip door overzicht en inzicht. Leg alle communicatie met cliënten, instanties en schuldeisers vast in je cliëntvolgsysteem. Voorkom dat belangrijke communicatie omtrent gemaakte afspraken in bijvoorbeeld Outlook blijven hangen waardoor je ze over het hoofd ziet. Zorg ervoor dat je dossiers – en de status van trajecten – snel en makkelijk inzichtelijk zijn voor jou en jouw collega’s. Maak daarnaast ook alle (financiële) gegevens en andere belangrijke informatie toegankelijk voor collega’s. Dit draagt bij aan een effectieve samenwerking en besluitvorming en uiteindelijk meer grip op je workload.

Laat je inspireren

Wil je weten hoe ik als schuldhulpverlener met andere uitdagingen uit het werkveld omging? Ik schreef er onlangs een e-Book over, met praktische tips en tricks over hoe jij meer grip kunt krijgen op je werk en uiteindelijk meer tijd kunt besteden aan je cliënten. Benieuwd naar dit e-Book? Hij is nu gratis te downloaden!