Are you ready for the cloud?

We begrijpen dat de overstap naar Stratech Perspectief Cloud ingrijpend is voor jouw gemeente en jullie dienstverlening. Goed om te weten is dat ontzorgen hét sleutelwoord van Stratech is als het gaat om onze cloudoplossing. Zo is het ultieme doel van onze software dat schuldhulpverleners en budgetbeheerders hun werk zo eenvoudig mogelijk kunnen doen.

Ook als het gaat om de overstap van onze huidige software naar de cloud doen we er alles aan om jouw gemeente zo goed mogelijk te ontzorgen. Het uitvoeren van een GAP analyse vormt onderdeel van een goed georganiseerde overstap. Consultant Damon vertelt hierover alles wat je moet weten. 

Een goede voorbereiding is het halve werk

Damon beschrijft de GAP analyse als een optimale voorbereiding op de overstap, vanuit Stratech maar ook vanuit de gemeente zelf. "Om de overstap zo soepel mogelijk te laten verlopen én zoveel mogelijk data op de juiste manier te kunnen overzetten, is het belangrijk om eventuele afwijkingen (de zogenoemde "GAP") tussen de huidige inrichting en Perspectief Cloud in beeld te krijgen. Vervolgens kunnen we ervoor zorgen dat deze GAP - waar mogelijk - hersteld wordt. Ik vind het belangrijk dat alle gemeenten kunnen starten met een cloud omgeving die zo volledig ingevuld en schoon mogelijk is", vertelt Damon.

Maar ook kan de gemeente zich alvast vroegtijdig voorbereiden op de wijzigingen die komen gaan in Perspectief Cloud. Damon: "Het kan zijn dat er niet alleen aanpassingen in de software nodig zijn, maar dat er ook wijzigingen moeten worden aangebracht in de werkwijze van de gemeente. Denk hierbij aan projecten die aangemaakt zijn en afwijken van de NVVK standaard. Samen zullen we ervoor zorgen dat het tijdig helder is hoe deze werkwijze eruit gaat zien en hoe de huidige werkwijze hier het beste op kan worden aangepast."

De GAP analyse bestaat uit drie stappen: 

Stap 1 | Informatie verzamelen

"In de eerste stap sturen we de gemeenten een aantal rapporten toe, die ze vervolgens over hun omgeving uitdraaien en retour naar ons sturen", legt Damon uit. "Deze rapporten geven ons inzicht in de inrichting en het gebruik van hun huidige omgeving in Stratech Perspectief."

"Vervolgens zullen we deze data analyseren middels een vast systeem die we met het Consultancy-team hebben bedacht en getest. Dit om ervoor te zorgen dat we voorafgaand aan het gesprek met de klant een compleet beeld van de situatie krijgen en geen belangrijke zaken over het hoofd zien. Ook zullen de klanten in deze voorbereidende fase enkele vragen van ons toegestuurd krijgen met betrekking tot bijvoorbeeld de koppelingen."

Stap 2 | Bevindingen bespreken

Na het uitvoeren van de analyse kan jouw gemeente een bezoek verwachten van onze Consultants. "We gaan fysiek bij de gemeenten langs om onze bevindingen te bespreken en toelichting te geven op het proces in Perspectief Cloud. Per onderdeel laten we zien wat er verandert en welke onderdelen eventueel afwijken", vertelt Damon.

Uiteraard wordt er in dit gesprek ook naar de toekomst gekeken. "We kijken alvast vooruit naar de migratie om een beeld te krijgen welke gegevens de gemeenten willen meenemen naar de cloud. Daarnaast zullen we - indien nodig - het systeem induiken om gegevens boven water te halen die we nodig hebben voor het adviesrapport."

Stap 3 | Adviesrapport

In de laatste stap zullen alle bevinden uit de voorbereidende analyse en het gesprek verwerkt worden in een adviesrapport voor jouw gemeente. Damon: "In dit rapport adviseren we in welke vorm de gemeente het beste kan migreren naar Perspectief Cloud. Per onderdeel geven we aan wat onze bevindingen zijn en welke vervolgacties moeten worden uitgevoerd om zo soepel mogelijk geconverteerd te worden. Een volledige en concrete actielijst met actie, actiehouder en prioriteit is het resultaat. Denk bij deze acties bijvoorbeeld aan het opschonen van de relatielijst, het aanvullen van missende datums of aanpassingen in het proces omtrent het traject en de projecten."

Het adviesrapport wordt gepresenteerd via een Teams meeting om erna eventuele vervolgafspraken te maken voor het uitvoeren van de acties op de actielijst.

Uitvoeren van acties*

Na afronding van de GAP analyse kan er gestart worden met het uitvoeren van de acties die nodig zijn voor migratie naar de cloud. Damon legt uit dat ook dit in samenspraak met de gemeente zal gebeuren. "Uiteraard zullen wij de klant zo goed mogelijk begeleiden zodat de acties tijdig, op de juiste manier en door de juiste personen worden uitgevoerd."

Het uitvoeren van acties zal niet in willekeurige volgorde plaatsvonden. "De planning wordt gebaseerd op de prioriteitsscore die wij meegeven aan de acties. Deze score geeft aan hoe groot het belang is van het uitvoeren van de desbetreffende actie, voordat er gemigreerd wordt naar Perspectief Cloud. Na afronding van de acties kunnen we de conversie naar Perspectief Cloud plannen", vertelt Damon.

*Het uitvoeren van vervolgacties door Stratech vormen geen onderdeel van de GAP analyse.

Meer weten?

Uiteraard kijken onze Consultants ernaar uit om samen met onze klanten dit traject in te gaan en te zorgen voor een soepele overstap naar de cloud. Wij zullen binnenkort contact met je opnemen om de mogelijkheden voor een GAP analyse voor jouw gemeente met je te bespreken. Wil je dat niet afwachten? Neem dan gerust contact met ons.

Wil je daarnaast niets missen over alle ontwikkelingen op het gebied van Stratech Perspectief Cloud? Meld je dan aan voor onze updateservice en ontvang updates automatisch in je mailbox!